Dans un message écrit, il est très facile de transmettre son humeur, et très difficile de transmettre ses valeurs.  Alors, vous pouvez et devez faire un effort, quelle que soit la météo. Attendez une seconde… Je ne présume pas que vous soyez mal élevé, ou que vos communications écrites ne soient pas déjà parfaites, mais simplement, j’attire votre attention sur une évidence.

 

Ce que vous écrivez est un miroir,

un révélateur de votre éducation et de votre finesse.

En clair, en vous lisant, on jaugera votre consistance.

 

Parce que nous communiquons de plus en plus par texto, réseaux sociaux ou emails, les échanges écrits se sont multipliés, et leurs failles avec, malheureusement,  soit par ignorance, soit par négligence.

 

Il existe bien une nétiquette, un code de conduite dans les communications écrites, et en avoir connaissance de quelques règles de base permet d’éviter scandales et opportunités manquées  

Hyppocrate disait qu’ « avant de chercher à guérir quelqu’un, demandez-lui s’il est prêt à renoncer aux choses qui l’ont rendu malade. » Savez-vous si vous faites partie des personnes qui doivent revoir leur manière de communiquer à l’écrit ? Si oui, êtes-vous prêt(e) à y remédier ? 

 

Dans le but précis d’aider ceux qui se retrouvent dans mes propos, j’ai listé quelques astuces à appliquer pour ne plus jamais laisser transparaître votre mauvaise humeur ou votre ignorance de la nétiquette dans vos messages écrits, au risque de paraître irrévérencieux :

1. Le premier élément qui doit à tout prix sortir du champ des communications écrites, c’est la transmission des mauvaises nouvelles. Il est de très mauvais goût mais surtout extrêmement dangereux, d’envoyer une mauvaise nouvelle par email ou par texto, parce que vous n’êtes pas là pour « assumer » la réaction de votre interlocuteur. Vous n’êtes pas en mesure de répondre à ses éventuelles questions, de lui apporter plus de précisions. Nous, les êtres humains, sommes un champ d’émotions fertiles. Préservons-nous les uns, les autres. Avant d’envoyer un message par écrit, posez-vous donc toujours la question de savoir si l’écrit est le moyen de communication le plus efficace dans cette situation précise.

2. La touche « transférer » est si facile à appuyer, qu’une grave erreur est vite arrivée. Faites attention aux informations contenues dans votre message. Vérifiez minutieusement que votre message ne contient pas d’information sensible, et assurez-vous d’avoir obtenu l’autorisation de l’auteur du message que vous recevez avant de le transférer à quelqu’un d’autre.

3. Lorsque vous mettez d’autres destinataires en copie conforme de votre email (CC), assurez-vous que votre objectif est légitime. N’abusez pas. Ce n’est pas parce que les copies conformes d’emails ont une empreinte carbone nulle qu’il faudrait inonder toute la planète.

4. Faites gagner du temps à vos destinataires, soyez concis. Pour cela, donnez un titre pertinent à votre message afin de faciliter la recherche à votre destinataire. Utilisez un langage clair et précis. Évitez les abréviations, les acronymes, les sigles peu connus, et établissez une démarcation claire entre les différents sujets abordés dans votre message.

5. Tachez, autant que vous le pouvez, de répondre à vos messages dans un délai de 24 heures (cette règle est aussi valable pour les messages vocaux).

6. Les mots en majuscules, caractères gras ou de couleur rouge sont à proscrire. En le faisant, vous passez pour quelqu’un d’irrespectueux, voire d’émotionnellement instable, et vous ne donnez tout simplement pas envie de vous lire. Vos destinataires sont assez intelligents pour faire le tri dans votre message, entre ce qui est important et ce qui ne l’est pas.

7. Vous ne pouvez pas voir la réaction de l’autre, alors utilisez l’humour avec prudence. Je suis moi-même adepte d’humour, de la satire à la dérision en passant par toutes sortes de mots d’esprit, mais dans mes communications écrites, je fais l’effort de m’abstenir. Un ton sarcastique pourra ne pas être perçu comme tel par l’interlocuteur, et votre propos risque d’être pris au premier degré : bonjour l’incident diplomatique!

8. Relisez, révisez et corriger votre texte avant envoi. Un texte truffé de coquilles en dit long sur la personnalité, les compétences et l’état d’esprit de celui qui l’envoie. Ne permettez pas que l’on porte un jugement négatif sur vous, sur la simple base d’un texte. Ce serait dommage qu’on ait de vous l’idée d’une personne négligée, si loin de tout le charisme et l’arsenal d’éblouissement que vous savez déployer en face à face !

En appliquant ces quelques règles toutes simples, les destinataires de votre message ne pourront qu’éprouver du bonheur en vous lisant. De quoi améliorer leur humeur et par simple raisonnement mathématique, la qualité de vos relations.

Il est vrai que « sans morale, la politesse ne sert que de cache-misère »[1], mais il est encore plus vrai que la politesse en elle-même, est un très bon début…